Gestionale per la tua azienda, ovvero come lavorare meglio, risparmiare tempo e produrre di più

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27 Novembre 2020

Organizzazione, automatizzazione, catalogazione, pianificazione, fatturazione, calendarizzazione, monitoraggio, analisi, incrocio dati, riduzione dei tempi di sviluppo e consegna. E sicuramente ci è sfuggita qualche altra cosa che finisce in “-zione”. Magari ci verrà in mente nel corso dell’articolo.
Che c’è?

Stavi cercando validi motivi per dotare di un gestionale la tua azienda e abbiamo pensato di andare dritti al sodo, elencandoli subito tutti. Proprio così: un software gestionale è in grado di migliorare esponenzialmente il tuo lavoro (e quello dei tuoi collaboratori o dei tuoi dipendenti) sotto tutti gli aspetti che abbiamo citato. E con molta probabilità anche sotto alcuni altri che al momento potrebbero sfuggirci. Nah, rilassati, ce li ricordiamo tutti. E stiamo per illustrarteli.

Quindi riavvolgiamo il nastro: hai aperto Google e hai cercato “gestionale azienda” o “programma gestionale azienda”, di certo con l’intenzione di capire (A) di cosa si tratta, (B) come può esserti utile e (C) quale investimento richiede.
Facciamo chiarezza su ognuno di questi punti.

Software gestionale per azienda: di cosa si tratta?

Non conoscendo il tuo livello di preparazione sull’argomento, partiamo dalle basi (quindi se già hai avuto modo di capire cosa sia una software gestionale puoi saltare questo paragrafo e leggere direttamente il prossimo). Che cosa sono i programmi gestionali per aziende?

L’avvento dell’informatica, oltre a rivoluzionare completamente (almeno per la maggior parte dei business) il nostro modo di intendere la vita aziendale, ci ha anche fornito una miriade di opportunità per ottimizzare le procedure e le dinamiche che di essa fanno parte. Comunicazione, progettazione, sviluppo: tutte le fasi del processo di erogazione di un servizio o fabbricazione di un prodotto hanno trovato nelle nuove tecnologie il proprio avanzamento.

Questo vale anche per l’organizzazione del lavoro all’interno dell’azienda: a dare una svolta, in questo senso, è stata la diffusione dei software gestionali.

Si tratta di programmi informatici creati per automatizzare e velocizzare alcuni processi aziendali (a volte quasi tutti) e consentire così a dirigenti, amministratori, dipendenti e collaboratori di risparmiare tempo, risorse ed energie. Tre elementi che, come ben saprai, rappresentano valori assoluti per qualsiasi azienda, anche perché un risparmio di tempo comporta quasi sempre un risparmio di denaro.

L’equazione alla base del successo dei programmi gestionali, insomma, è straordinariamente semplice: maggiore organizzazione corrisponde a maggior velocità; maggior velocità corrisponde a maggior produzione; maggior produzione corrisponde a maggior guadagno. Tecnicamente non sappiamo se sia davvero un’equazione (in fondo siamo marketer, mica matematici), ma il messaggio dovrebbe esserti arrivato.

Come possono (concretamente) esserti utili i programmi gestionali per aziende?

Okay, quindi ora sappiamo che i gestionali rispondono alla domanda delle domande di ogni imprenditore o direttore operativo o manager del mondo: come organizzare il lavoro all’interno dell’azienda? È il momento allora di passare al lato pratico della questione e capire come un programma gestionale possa incidere positivamente sui risultati della tua attività.

Cerchiamo di stilare un classico elenco puntato – che con gli elenchi puntati non si sbaglia mai – partendo dalle funzioni più semplici e più richieste, fino ad arrivare a quelle dei software gestionali più complessi.

  • ARCHIVIAZIONE E ORGANIZZAZIONE FUNZIONALE DELLE INFORMAZIONI
    La più semplice e al contempo imprescindibile funzione di un software gestionale è l’archiviazione ordinata di tutte le informazioni utili allo sviluppo delle attività aziendali. Proprio tutte tutte tutte: clienti, lead, contratti, preventivi e chi più ne ha più ne metta. Addio a scartoffie, fogli volanti, archivi cartacei ingombranti e polverosi. Riesci a immaginare cosa significherebbe possedere un solo grande archivio digitale in cui le informazioni più importanti per le attività aziendali siano ordinate e istantaneamente reperibili?
  • GESTIONE ORGANIZZATA DEGLI APPUNTAMENTI
    In due parole: agenda aziendale. I software gestionali fanno in modo che ogni dirigente, dipendente, collaboratore, abbia sempre un’idea chiara degli appuntamenti, delle riunioni interne ed esterne, degli incontri e delle call con i clienti a cui dovrà partecipare da qui a una settimana, un mese, un anno.
  • ASSEGNAZIONE DELLE ATTIVITÀ E STATO DELLE LAVORAZIONI
    Dal punto di vista operativo, per alcune aziende questa rappresenta una vera e propria svolta. Il software gestionale permette infatti di tenere traccia delle attività da svolgere per ogni cliente (chi se ne occupa? Che tipo di lavoro si richiede? Quali risorse vanno impiegate?) e di tenere sempre sotto controllo lo stato della lavorazione (a che punto siamo con il lavoro? Quali passaggi mancano? Entro quando deve essere consegnato?). Tutti sapranno sempre quanto lavoro c’è da fare, per chi va fatto e con quali tempistiche deve essere portato a termine.
  • GESTIONE MAGAZZINO
    Alle aziende che ne hanno necessità, il software gestionale consente di controllare costantemente i numeri relativi al magazzino, tenendo traccia dei movimenti, del quantitativo di scorte e dei depositi, e rivelandosi così incredibilmente utile in occasione di inventari o catalogazioni.
  • GESTIONE CONTABILE E AMMINISTRATIVA DELL’AZIENDA
    Sì, i gestionali fanno anche questo. Ovviamente su diversi livelli, in base alle tue esigenze e al tipo di software gestionale che scegli di implementare all’interno della tua attività. Si va dalle operazioni più semplici, come l’archiviazione dei contratti stipulati o dei preventivi generati, a quelle più complesse ed elaborate, come la gestione completa del processo di fatturazione o la gestione del rapporto azienda-fornitori (entrata e uscita delle merci, ricezione di fatture, ecc.). Questi software, in altre parole, sono a tutti gli effetti anche programmi di gestione bilancio aziendale.
  • MONITORAGGIO E ANALISI
    Naturalmente, il grande, immenso vantaggio di avere accesso a tutte le informazioni e a tutti i dati utili relativi a qualsiasi attività aziendale è quello di poterli monitorare e analizzare in modo regolare e continuativo. I gestionali più avanzati, infatti, includono strumenti in grado di incrociare i dati inseriti, effettuare analisi approfondite ed elaborare periodicamente report e misurazioni utili alla crescita della tua azienda.

Programma gestionale per la tua azienda: quanto devi investire?

Immaginiamo che anche questo aspetto ti interessi parecchio, eh. Anche se probabilmente è l’unico per cui non esiste una risposta universale e definita. Questo perché uno dei presupposti principali allo sviluppo di un software gestionale davvero utile, in grado di fare la differenza, è che questo sia ideato e realizzato a partire dalle precise esigenze di chi lo richiede. Esigenze che, naturalmente, sono sempre diverse per ogni realtà aziendale e imprenditoriale.

Ecco perché ogni programma gestionale ha costi e tempi di realizzazione differenti. Certo, potremmo dirti ora qualsiasi prezzo, stimarti una forbice immaginaria o sparare una cifra generica, ma sarebbe poco professionale e poco etico.

Preferiamo quindi consigliarti di trovare professionisti che ti dicano come stanno davvero le cose, fornendoti una valutazione reale dopo aver preso nota delle tue necessità e delle caratteristiche del gestionale di cui hai bisogno.

Noi di Wezed siamo qui, e – ehi! – ci occupiamo anche di questo. Quindi puoi evitarti un’ulteriore ricerca: per parlarci di ciò che ti occorre e ottenere un preventivo adeguato, ti basta contattare i nostri consulenti commerciali.

Visto? Hai già iniziato a risparmiare tempo.

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